Comment organiser sereinement une conférence de presse ? (part. 2)

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Dans ce deuxième épisode consacré aux conférences de presse, j’aborde une liste de 10 conseils très pratiques pour aborder une conférence de presse sereinement. Cela passe par l’engagement d’un régisseur qui s’occupera de la partie logistique de votre événement en passant par la gestion du branding, le besoin de faire un repérage, etc… J’aborde également quelques “questions qui fâchent” comme la question des embargos, l’intérêt de réunir d’autres catégories de stakeholders que les journalistes… En espérant que cela vous aidera à aborder cet événement important de votre entreprise.
A faire absolument :

1. Engagez un régisseur ;
   • Votre valeur ajoutée et des générer des résultats pour votre clients. Pas de vous occuper des aspects pratiques. Confiez les tâches liées à l’aménagement des lieux, aux aspects techniques (sonorisation, éclairage…), au catering à un.e spécialiste. Cela vous épargnera un temps précieux pour contacter la presse.
2. Prévenez vos employés d’abord :
   • Un événement ou une annonce qui justifie une conférence de presse est par définition un événement important. Vos employés sont donc les premiers concernés. Ils doivent être donc être informé en premier lieu. N’oubliez jamais : ils sont vos premiers ambassadeurs.
3. Prévenez votre client de son implication (temps, validation, disponibilité)
   • Une conférence de presse est un événément dont le but est de partager du contenu, deux dimensions qui nécessitent beaucoup de temps. Le temps que votre client (interne ou externe) acceptera d’y consacrer ccontribuera tant à la qualité du contenu que de l’événement.
4. Tenez votre client au courant
   • Votre client n’a peut-être pas l’habitude d’organiser des conférences de presse. Il ou elle pourra être relativement stressé.e quant aux retours des journalistes. Informez-le dés l’envoi de l’invitation de presse du retour que vous recevez. Il ou elle appréciera que vous soyez transparents sur les efforts consentis.
5. Engagez une pige presse :
   • Afin de capter tous les résultats générés par votre événement de presse, abonnez-vous à une pige presse (Ammco ou Auxipress font du très bon boulot  en Belgique). Mettez également en place des Google Alerts et si vous avez un outil d’online monitoring, c’est encore mieux. Si votre événement est mentionné sur les réseaux sociaux, ce sont des résultats à valoriser sur les réseaux sociaux.
6. Désignez un maitre de cérémonie :
   • Afin que votre événement soit bien cadré, désigner quelqu’un qui accueillera les personnes présentes et introduira la conférence de presse rajoutera au professionalisme de l’événement. Votre client en sera d’autant plus fier.
7. Soignez votre branding : 
   • Y a rien de pire que d’organiser une conférence de presse est que votre client ou votre entreprise ne soient pas mentionnés (ça peut arriver). Faire en sorte que vous soyez visuellement représentés (Roll-up, logo, beach flag…) permet au moins d’être visible sur les éventuelles images (photos ou reportages). Prévoyez également des badges et des plaquettes nominatives pour vos orateurs. Outre l’aspect branding, cela permet notamment aux journalistes de connaître la bonne orthographe de leurs noms.
8. Faites un repérage
   • Personne n’aime les surprises de denière minute. Pour les éviter, faites en sorte de faire un repérage (avec votre régisseur de préférence) du lieu de votre conférence de presse si vous ne l’organisez pas dans vos locaux. Veillez à vérifier où se trouve les prises électriques, les toilettes, si vous devez prévoir de la signalétique, s’il y a du parking en suffisance…
9. Engagez un photographe
   • Pics or it didn’t happen. Les photos de votre événement seront intéressantes pour vos journalistes mais également pour vos réseaux sociaux. Attention, prévenez votre photographe que vous avez besoin de photos immédiatement après la conférence de presse. Les photographes ont souvent tendances à vouloir retoucher leurs photos. Vous n’avez pas le temps. Les photos doivent être envoyées dans la foulée du communiqué de presse. C’est à dire immédiatement.