Rien de plus bête dans notre beau métier de communicateurs que de passer des heures à chercher les contacts d’un client, d’un journaliste, etc. Dans le secteur des RP, notre carnet d’adresse constitue une belle partie de notre valeur ajoutée, il faut donc en prendre soin !
Chacun trouvera son système, mais la règle d’or est : soyez systématiques !
Dès que vous recevez les coordonnées de quelqu’un, notez les toujours – TOUJOURS – au même endroit .
Mes amis / collègues / conjointe vous le diront, je suis loin d’être la personne la plus structurée du monde mais pour mes contacts, j’ai enfin trouvé ma machine Julien Brasseur- zéro défaut : le post-it et le classeur à cartes de visites (cfr. Photo). Dès que je reçois un numéro, hop, un petit post-it et puis, hop direct dans le classeur. « Comment c’est ça, c’est pas très geek ? » Je le concède mais ça marche.
Par contre, quand on travaille en agence, les contacts, ça se partage avec ses collègues. C’est le principe d’une agence. Alors, régulièrement, je transfère mes contacts dans MediAtlas, le service de base de données de contacts presse spécialisé pour les gens de RP et de communication et qui nous permet de créer des listes de presse à jour pour l’envoi de nos communiqués de presse.
Bon… Faut parfois rappeler à certains que si on ne met pas à jour ses contacts, qu’on ne les partage pas avec le reste des collègues via des systèmes tels que Mediatlas, on génère des listes de contacts presse incomplètes et incorrectes.
Conséquences :
– des journalistes reçoivent de l’information dont ils n’ont rien à faire
– des journalistes qui devaient recevoir l’info ne la reçoivent pas
– l’agence passe pour non-professionnelle. Ce qui n’est bon pour personne.
J’ai déjà parlé de l’importance de partager ses contacts et ses connaissances dans un post précédent. Comme l’exemple de la liste de presse le montre, une mauvaise gestion des contacts (et de la connaissance) a des répercutions sur l’entreprise dans son ensemble.
Nous avons donc tous intérêt à mettre notre énergie au service du projet commun quel qu’il soit pour progresser… ensemble.